Office Manager / Teamassistenz (m/w/d) – Teilzeit (32h)

Du bist auf der Suche nach einer vielseitigen Rolle in einem dynamischen Umfeld? Dann bist du bei uns genau richtig!

Als Office Manager / Teamassistenz (m/w/d) wirst du Teil eines lebhaften Teams in München. In dieser Teilzeitposition (32 Stunden pro Woche) erwarten dich flexible Kernarbeitszeiten von Montag bis Donnerstag, 8:30 bis 13:00 Uhr. Diese Position ist zunächst auf 15 Monate befristet (1. Juni 2024 bis 31. August 2025). Bist du bereit, mit uns durchzustarten?

Dein neues Wirkungsfeld

  • Sorge für einen reibungslosen Ablauf mit Lieferanten und Services (z.B. Reinigung, IT, Getränkedienst etc.) und heiße alle Besucher des Hauses herzlich willkommen, während du deren Empfang koordinierst
  • Verwalte und dokumentiere die Zugangskontrolle und manage den gesamten Postein- und -ausgang sowie dessen Verteilung
  • Agiere als zentraler Ansprechpartner für Prozessthemen in den Bereichen Fuhrpark, Sekretariat, PMO und Personalwesen und kümmere dich um die Pflege der internen Confluence-Seiten
  • Sorge dafür, dass alles im Büro ordentlich und vorrätig ist (Besprechungsräume, Geschirrspüle usw.) und organisiere das wöchentliche Business Lunch, inkl. Reminder, Bestellungen, übrige Portionen
  • Übernehme organisatorische Aufgaben, wie das On- und Offboarding von Mitarbeitern, Organisation von Events, Beschaffung von Arbeitsmaterialien sowie die Übernahme und Übergabe von Hardware

Kurze Check-Liste, was du mitbringst

  • Als ausgeprägtes Organisationstalent behältst du stets den Überblick und zeichnest dich durch deine Zuverlässigkeit aus
  • Deine Kommunikationsstärke und Durchsetzungsvermögen setzen klare Akzente
  • Freundlichkeit, Aufgeschlossenheit und Hilfsbereitschaft gehören ebenfalls zu deinen Stärken
  • Du besitzt gute MS-Office-Kenntnisse und bist im Umgang mit der IT vertraut (spezielle IT-Kenntnisse nicht erforderlich)
  • Du unterstützt ein Team von 100 lokalen und remote Mitarbeitenden und bist 4 Tage/Woche vor Ort
  • Erfahrung in einer ähnlichen Position ist wünschenswert, um unser Team optimal zu ergänzen
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift vervollständigen dein Profil ideal